Skip Ribbon Commands
Skip to main content

Haberler

İstanbul

5 Yıldızlı Bir Ofis Tecrübesinin 5 Adımı

Günümüzde ofislere dair kullanıcı memnuniyetinin, otel ve ağırlama sektöründeki müşteri memnuniyetine denk bir önem kazandığını gözlemliyoruz. Hal böyle olunca da akıllara ‘ofisler de oteller gibi yönetilmeli mi?’ sorusu geliyor...


​Günümüzde ofislere dair kullanıcı memnuniyetinin, otel ve ağırlama sektöründeki müşteri memnuniyetine denk bir önem kazandığını gözlemliyoruz. Hal böyle olunca da akıllara ‘ofisler de oteller gibi yönetilmeli mi?’ sorusu geliyor. Bu sorunun doğru cevabını görebilmek için kullanıcılarını ve misafirlerini beş yıldızlı otel konforuyla ağırlayan ofislerin; çalışanlarına ve misafirlerine sağladığı faydalara göz atmak gerekiyor. İşte 5 yıldızlı bir ofis tecrübesinin 5 adımı:

1) 7 Saniye Kuralı

Biriyle tanıştığınızda o kişi hakkında kafanızda bir görüşün şekillenmesi için gereken sürenin sadece 7 saniye olduğunu biliyor muydunuz? Benzer bir durum ofisler için de söylenir. Ofisiniz ile ilk kez tanışacak bir kişiyi ilk adımında etkilemek için sadece birkaç saniyeniz var. Dolayısıyla ofisinizin kapısının açılma hızı, ofiste misafirleri karşılayan görevlinin güler yüzü, göz kontağı ve beden dili ya da misafirin görüşeceği kişiye yönlendirilme süreci sandığınızdan daha fazla önem arz ediyor. Çünkü bütün bunlar için tahmininizden de kısa bir süreniz var. Unutulmamalı ki aynı şey telefon görüşmelerinde de geçerli. Ofisi arayan bir müşteri, telefonun cevaplanma hızı, telefonda ki ses tonu ve hitap şekli ile birkaç saniyede - daha ofisi görmeden - orası ile ilgili pozitif veya negatif görüşler hissetmeye başlar.

2) Mutluluk Detaylarda Gizlidir

Otel ve ağırlama sektöründe de olduğu gibi bugün ofisimize gelen herkes misafirimiz ve onların kendilerini iyi ve mutlu hissetmeleri her şeyden önemli. Hatta belki de ‘evlerinde hissetmeleri’. Ünlü otel zinciri Hyatt, ‘scent marketing’ adı verilen koku odaklı pazarlama stratejisini ilk kez hayata geçiren otel zincirlerinden. Dünyada herhangi bir Hyatt şubesini ziyaret ettiğinizde aynı oda kokusunu duyarsınız, bu da rahat ve evinizde hissetmenizi sağlar. Son dönemlerde benzer stratejiler çok uluslu firmalar tarafından da uygulanmaya başladı. JLL ofislerine her adım attığınızda aynı JLL kokusu ve güler yüzlü misafir ilişkileri görevlileri ile karşılaşabilirsiniz. 

3) Resepsiyonist ‘out’ Misafir İlişkileri Görevlisi ‘in’

‘Resepsiyonist’ kavramının geride kaldığı ve misafir ilişkileri görevlilerinin kurumsal hayata dâhil olduğu bir dönüşüm de mevcut. Hem telefon trafiğini yönetmekle hem de misafirlerle ilgilenen resepsiyon görevlileri özellikle günün yoğun saatlerinde ofisinizin girişinde görüntüsü pek de hoş olmayan bir kaos ortamı sergileyebilir. Bu yüzden misafirlerine 5 yıldızlı ofis tecrübesi yaşatmak isteyen kurumlarda misafir karşılama ile santral sorumluluklarının ayrıştığını görüyoruz. 

Ofisinizi ilk kez ziyaret edecek misafirinize önceden detaylı adres tarifinin verilmesi, araç plaka bilgilerinin güvenlik ile paylaşılması, gerekli durumlarda bina girişine bilgi verilerek özel bir şekilde karşılanmasının sağlanması, ofisinize adım attığında ismi ile hitap edilmesi gibi ufak detaylar da aslında mutluluğa giden büyük adımlar. Özel müşterilerinizin ofisinizdeki hangi toplantı odasını tercih ettiğinden tutun, kahvesini nasıl içtiğine kadar tüm detayları bilen misafir ilişkileri görevliniz sayesinde müşterilerinizi VIP misafir gibi hissettirebilir ve işbirliğinizin ileriki dönemlerinde de faydasını göreceğiniz güveni ve farkındalığı kazanabilirsiniz.  

Misafirinizin toplantısı bitti; ama ilk kez bu lokasyona geldiğini ve öğlen nerede ne yiyeceğini,  gideceği yere nasıl ulaşacağını veya nerelerde konaklayabileceğini mi soruyor? Gönül rahatlığı ile aynı zamanda bir ‘concierge’ gibi çalışan görevlimizden destek alarak çözüm odaklı ve profesyonel bir kurum izlenimi bırakabilirsiniz.

4) Farkınız Etkiniz Olsun

Hepimizin ofis ortak çatısı altında buluşmasının nedeni, işleri verimli ve hızlı bir şekilde tamamlamayı amaçlamaktadır. Ofisinizde sunduğunuz hizmeti bu amaca uygun şekilde tasarlamak sizi bir adım daha yukarı taşır.  Geçmiş tecrübelerimize şöyle bir göz atalım; toplantı odasına girip yerleşmek, şarjı bitmek üzere olan telefonunuz için priz aramak, prize yetişebileceğiniz bir yere oturmaya çalışmak gibi gereklilikler için ortalama 5 dakika harcasanız… Sunacağınız dosyayı ekrana nasıl yansıtacağınızı çözmek gibi konular da 5 dakikaya mal olsa… Toplantının biraz uzaması durumunda havasızlıktan bunalmamak adına klimanın ayarlarını çözmeye çalışmak, ikramlar için bir toplantı odasından diğerine koşturan catering görevlisine ulaşmaya çalışmak gibi zaman harcayan kalemler derken aslında çok kısa sürede gerçekleştirebileceğiniz bir görüşme boş yere değerli zamanınızı çalan işler serisine dönüşebiliyor. Bu durumu değiştirmek ise sizin ve idari işler ekibinizin elinde. Misafirleriniz ofisinize geldiğinde onlara toplantı salonuna kadar eşlik etmek, ikramlar konusunda destek olmak, toplantı odasında bulunan ekipmanlara dair herhangi bir talepleri olup olmadığını sormak gibi ufak dokunuşlarla fark yaratabilirsiniz. Misafirlerin şirkete girişlerindeki tavırlarından, bir şeylerin yolunda gidip gitmediğini anlayabilirseniz, bir ikram sorduğunuzda yakaladığınız ufak bir nüanstan ayrıca aç olduğunu anlayabilirseniz, yorucu bir gün geçirmişse ve toplantı odasındaki ışığı o söylemeden misafirin bakışından ihtiyacına yönelik ayarlayabiliyorsanız, bu tavır misafirlerinize karşı ‘wow’ efekti yaratacak ve ilk adımlarında kendilerini değerli hissedeceklerdir. Oluşturduğunuz bu pratik ve çözüm odaklı izlenim müşterilerinizin iş kültürünüze dair algısını da etkileyecek ve sizleri güvenilir bir çözüm ortağı olarak görmelerini destekleyecektir.

5) İletişimi Devam Ettirmek 

Ofisinizde ağırladığınız misafirlerinize kibar bir e-posta ya da telefonla kısa bir memnuniyet anketi yapmak misafirinize kendisini önemsediğinizi gösterirken gelişim alanlarınızı belirlemenizi sağlar. Müşterileriniz ile iş birliğinizin her adımında sergilediğiniz ilgiyi destekleyen ‘mutlu ofis tecrübesi’ sayesinde kurum imajınıza güç katabilir, bu güç ile yeni başarılara imza atabilirsiniz. 

Yasemin Tamer Oğuz – JLL Türkiye İdari İşler Yöneticisi